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Die Veranstaltung beginnt wie in den Vorjahren um 19:00 Uhr. Neben dem Jahresbericht des ersten Vorsitzenden werden Wahlen für Teile des Vorstandes durchgeführt. Weiterhin wird der Sparkassenpokal für die punktbeste Leichtathletin bzw. für den punktbesten Leichtathleten vorgenommen. Eingeladen zur Versammlung sind zudem alle Kreismeisterinnen und Kreismeister aus dem vergangenen Jahr.